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Veranstaltungsdurchführung

Leistungen

Bevor wir mit der Organisation Ihrer Veranstaltung beginnen, holen wir in einem Briefing mit Ihnen alle notwendigen Informationen ein, die wir zur Organisation Ihrer Veranstaltung benötigen.

Sie erhalten von uns verbindliche Angebote, die Ihren Veranstaltungsanforderungen entsprechen, zu Ihrer Zielgruppe passen, mit Ihrem Veranstaltungsbudget korrespondieren und zu der gewünschten Zeit verfügbar sind.

Als erstes kümmern wir uns um ein geeignetes Tagungshotel bzw. eine passende Location. Unser Alleinstellungsmerkmal dabei ist, dass wir die Infrastruktur und die tatsächlichen Gegebenheiten der Hotels und Locations durch Besichtigungen vor Ort sehr genau kennen. Bei diesen Visiten liegt unser Hauptaugenmerk insbesondere auf der Beurteilung der Verkehrsanbindung, Parkplatzsituation, Lage, Zuschnitt und Ausstattung der Tagungsräume, Ausstattung der Hotelzimmer und sonstigen Räumlichkeiten sowie Platzverhältnissen in den gastronomischen Bereichen. Die Gesamtheit dieser Informationen ermöglicht uns die Einschätzung, für welche Veranstaltungsart und für welche Zielgruppe das Hotel oder die Location geeignet ist.

Die Prime Consult ist weder an Hotels, noch an Hotelketten gebunden, muss keine Hotelkontingentverträge erfüllen und arbeitet ausschließlich in Ihrem Interesse.

Wenn der Veranstaltungsort feststeht, kann die Veranstaltungsorganisation beginnen.

Nachdem Sie Ihren Veranstaltungsort gebucht haben, kümmern wir uns gemeinsam mit Ihnen um die Organisation von allen weiteren Veranstaltungsanforderungen.

Wenn Sie Leistungen, wie z. B. Veranstaltungstechnik, Rahmenprogramme, Outdoor-Events, Teilnehmertransfers, Abendlocations, Referenten oder Bands buchen möchten, holen wir für Sie verbindliche Angebote ein, die Ihren Anforderungen entsprechen. Dabei sind wir immer Schnittstelle zwischen Ihnen und dem gesamten Team an Leistungserbringern.

Wir stellen für Sie sicher, dass alle Leistungserbringer Ihren organisatorischen Anforderungen gerecht werden, um einen reibungslosen Veranstaltungsablauf zu gewährleisten.

Sie haben bei der Prime Consult einen zentralen Ansprechpartner, mit dem Sie Ihre Agenda und alle Änderungen, die sich nach Vertragsabschluss ergeben (z. B. Zusatzbuchungen, Umbuchungen, Stornierungen), besprechen.

Wenn Sie möchten, erledigen wir für Sie das gesamte Teilnehmermanagement. Die Art und den Umfang gestalten wir ganz nach Ihrem Bedarf.


Wir stellen Ihnen zu Ihrer Planungssicherheit optional folgende Zusatzmodule zur Verfügung:

  • Übersicht mit den Kontaktdaten von allen Leistungserbringern
  • Budgetplanungsstatistiken und Kostenkalkulationen
  • Checklisten mit allen wichtigen Veranstaltungsdetails für die Leistungserbringer
  • Erinnerungen zur Einhaltung von Stornierungsfristen

Ihr Mehrwert bei der Veranstaltungsdurchführung durch Prime Consult ist, dass Sie während Ihrer Veranstaltung den notwendigen Freiraum haben, sich voll und ganz auf Ihre Rolle als Gastgeber und auf Ihre Veranstaltungsinhalte zu konzentrieren. Sie haben Zeit für Beziehungsmanagement und um alles andere kümmern wir uns.

Wir stellen die Qualitätskriterien während Ihrer Veranstaltung sicher und sorgen bereits am Vortag Ihrer Veranstaltung für die exakte Umsetzung Ihrer gebuchten Leistungen (Raumbereitstellung, Bestuhlung, Aufbau Technik / Soundcheck, Empfangstisch, Namensschilder, Ausschilderung aller Aktionspunkte wie Plenum, Gruppenarbeitsräume, Restaurant, Pausenbereich, Parkplätze etc.). Ihre Veranstaltungsmaterialien und -unterlagen (Fahnen, Veranstaltungsunterlagen, Blöcke, Stifte, Gastgeschenke etc.) nehmen wir für Sie zur Veranstaltung mit und treffen dort die entsprechenden Vorbereitungen.

Wir sind Ihr verlängerter Arm und Schnittstelle zwischen Ihnen und dem gesamten Team an Leistungserbringern (Hotel bzw. Location, Technikunternehmen, Anbieter für Rahmenprogramme / Outdoor, Busunternehmen, Abendlocation, Referenten, Bands, etc.). Wir kümmern uns um einen reibungslosen Ablauf, die Umsetzung von sich spontan ergebenden zeitlichen oder inhaltlichen Änderungen und stellen sicher, dass Ihre organisatorischen Anforderungen von allen Dienstleistern Hand in Hand umgesetzt werden.

Wir sind permanent für Sie erreichbar und agieren stets diskret im Hintergrund und in Ihrem Sinne.

Welche konkreten Aufgaben wir während der Veranstaltung für Sie übernehmen, besprechen wir im Vorfeld mit Ihnen.

Zur Nachbereitung und zur Erfolgskontrolle Ihrer gelungenen Veranstaltung bieten wir Ihnen optional folgende Analysemöglichkeiten an:

  • Die Prüfung und ggf. notwendige Korrektur Ihrer Veranstaltungsrechnungen
  • Statistische Auswertungen
  • Die Ermittlung der Teilnehmerzufriedenheit (Feedbackauswertung) und wenn gewünscht, die Kommunikation der Feedbacks an die Leistungserbringer
  • Die Erfassung der realisierten Veranstaltungsumsätze im Vergleich zu Ihrer Etatplanung (Kostenkontrolle)

Diese nützlichen Werkzeuge dienen Ihnen zur optimalen Nachbereitung und als Planungsgrundlage für zukünftige Veranstaltungen. 

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept, das Ihrem individuellen Bedarf entspricht.

Veranstaltungsvorbereitung

Bevor wir mit der Organisation Ihrer Veranstaltung beginnen, holen wir in einem Briefing mit Ihnen alle notwendigen Informationen ein, die wir zur Organisation Ihrer Veranstaltung benötigen.

Sie erhalten von uns verbindliche Angebote, die Ihren Veranstaltungsanforderungen entsprechen, zu Ihrer Zielgruppe passen, mit Ihrem Veranstaltungsbudget korrespondieren und zu der gewünschten Zeit verfügbar sind.

Als erstes kümmern wir uns um ein geeignetes Tagungshotel bzw. eine passende Location. Unser Alleinstellungsmerkmal dabei ist, dass wir die Infrastruktur und die tatsächlichen Gegebenheiten der Hotels und Locations durch Besichtigungen vor Ort sehr genau kennen. Bei diesen Visiten liegt unser Hauptaugenmerk insbesondere auf der Beurteilung der Verkehrsanbindung, Parkplatzsituation, Lage, Zuschnitt und Ausstattung der Tagungsräume, Ausstattung der Hotelzimmer und sonstigen Räumlichkeiten sowie Platzverhältnissen in den gastronomischen Bereichen. Die Gesamtheit dieser Informationen ermöglicht uns die Einschätzung, für welche Veranstaltungsart und für welche Zielgruppe das Hotel oder die Location geeignet ist.

Die Prime Consult ist weder an Hotels, noch an Hotelketten gebunden, muss keine Hotelkontingentverträge erfüllen und arbeitet ausschließlich in Ihrem Interesse.

Wenn der Veranstaltungsort feststeht, kann die Veranstaltungsorganisation beginnen.

Veranstaltungsorganisation

Nachdem Sie Ihren Veranstaltungsort gebucht haben, kümmern wir uns gemeinsam mit Ihnen um die Organisation von allen weiteren Veranstaltungsanforderungen.

Wenn Sie Leistungen, wie z. B. Veranstaltungstechnik, Rahmenprogramme, Outdoor-Events, Teilnehmertransfers, Abendlocations, Referenten oder Bands buchen möchten, holen wir für Sie verbindliche Angebote ein, die Ihren Anforderungen entsprechen. Dabei sind wir immer Schnittstelle zwischen Ihnen und dem gesamten Team an Leistungserbringern.

Wir stellen für Sie sicher, dass alle Leistungserbringer Ihren organisatorischen Anforderungen gerecht werden, um einen reibungslosen Veranstaltungsablauf zu gewährleisten.

Sie haben bei der Prime Consult einen zentralen Ansprechpartner, mit dem Sie Ihre Agenda und alle Änderungen, die sich nach Vertragsabschluss ergeben (z. B. Zusatzbuchungen, Umbuchungen, Stornierungen), besprechen.

Wenn Sie möchten, erledigen wir für Sie das gesamte Teilnehmermanagement. Die Art und den Umfang gestalten wir ganz nach Ihrem Bedarf.


Wir stellen Ihnen zu Ihrer Planungssicherheit optional folgende Zusatzmodule zur Verfügung:

  • Übersicht mit den Kontaktdaten von allen Leistungserbringern
  • Budgetplanungsstatistiken und Kostenkalkulationen
  • Checklisten mit allen wichtigen Veranstaltungsdetails für die Leistungserbringer
  • Erinnerungen zur Einhaltung von Stornierungsfristen
Veranstaltungsdurchführung

Ihr Mehrwert bei der Veranstaltungsdurchführung durch Prime Consult ist, dass Sie während Ihrer Veranstaltung den notwendigen Freiraum haben, sich voll und ganz auf Ihre Rolle als Gastgeber und auf Ihre Veranstaltungsinhalte zu konzentrieren. Sie haben Zeit für Beziehungsmanagement und um alles andere kümmern wir uns.

Wir stellen die Qualitätskriterien während Ihrer Veranstaltung sicher und sorgen bereits am Vortag Ihrer Veranstaltung für die exakte Umsetzung Ihrer gebuchten Leistungen (Raumbereitstellung, Bestuhlung, Aufbau Technik / Soundcheck, Empfangstisch, Namensschilder, Ausschilderung aller Aktionspunkte wie Plenum, Gruppenarbeitsräume, Restaurant, Pausenbereich, Parkplätze etc.). Ihre Veranstaltungsmaterialien und -unterlagen (Fahnen, Veranstaltungsunterlagen, Blöcke, Stifte, Gastgeschenke etc.) nehmen wir für Sie zur Veranstaltung mit und treffen dort die entsprechenden Vorbereitungen.

Wir sind Ihr verlängerter Arm und Schnittstelle zwischen Ihnen und dem gesamten Team an Leistungserbringern (Hotel bzw. Location, Technikunternehmen, Anbieter für Rahmenprogramme / Outdoor, Busunternehmen, Abendlocation, Referenten, Bands, etc.). Wir kümmern uns um einen reibungslosen Ablauf, die Umsetzung von sich spontan ergebenden zeitlichen oder inhaltlichen Änderungen und stellen sicher, dass Ihre organisatorischen Anforderungen von allen Dienstleistern Hand in Hand umgesetzt werden.

Wir sind permanent für Sie erreichbar und agieren stets diskret im Hintergrund und in Ihrem Sinne.

Welche konkreten Aufgaben wir während der Veranstaltung für Sie übernehmen, besprechen wir im Vorfeld mit Ihnen.

Veranstaltungsnachbereitung

Zur Nachbereitung und zur Erfolgskontrolle Ihrer gelungenen Veranstaltung bieten wir Ihnen optional folgende Analysemöglichkeiten an:

  • Die Prüfung Ihrer Veranstaltungsrechnungen und ggf. die Verarbeitung von Korrekturen
  • Statistische Auswertungen
  • Die Ermittlung der Teilnehmerzufriedenheit (Feedbackauswertung) und wenn gewünscht, die Kommunikation der Feedbacks an die Leistungserbringer
  • Die Erfassung der realisierten Veranstaltungsumsätze im Vergleich zu Ihrer Etatplanung (Kostenkontrolle)

Diese nützlichen Werkzeuge dienen Ihnen zur optimalen Nachbereitung und als Planungsgrundlage für zukünftige Veranstaltungen. 

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept, das Ihrem individuellen Bedarf entspricht.

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